Coordinador de eventos de catering

Descripción

El/La coordinador/a de eventos presta apoyo al equipo de ventas de catering y servicios para convenciones realizando tareas administrativas.

REPORTA A: Director de Catering o Gerentes de Eventos

Requisitos mínimos: Se requiere dominio de Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint. Se valorará la experiencia previa con LightSpeed y CI/TY. Es imprescindible tener experiencia previa en atención al cliente. Se prefiere un mínimo de un año de experiencia en hoteles o un título en hostelería.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO:

• Realizar el seguimiento y coordinar las actividades del departamento con el Director.
• Responsable del seguimiento y mantenimiento del inventario de material de oficina.
• Coordinar la planificación de eventos para socios, eventos sociales y corporativos para grupos de 25 personas o menos, actuando como enlace entre los socios y el personal.
• Asistir a las reuniones semanales del departamento y de la BEO para analizar los próximos programas con los jefes de departamento y demás personal.
• Guiamos a los clientes a través de todos los aspectos de la planificación del evento, dando como resultado un programa completo y detallado.
• Concertar reuniones internas para los supervisores de departamento según se solicite.
• Realizar las tareas que soliciten los organizadores del evento (formularios de servicios, paquetes previos al evento, cambios en el BEO, etc.).
• Realizar tareas de envío postal, como cartas de agradecimiento, cartas de comentarios, recordatorios de reservas, etc.
• Emitir informes departamentales, incluyendo registros diarios de cambios y órdenes ejecutivas según sea necesario. Emitir hojas de portada semanales para grupos e informes de eventos de 11 días.
• Elaborar informes de la ciudad y actuar como especialista de sistemas para el Departamento de Gestión de Emergencias.
• Revise todos los proyectos de mecanografía para comprobar la ortografía y la gramática antes de publicarlos.
• Realizar las tareas que se le asignen al Director de Catering y Servicios para Convenciones según sea necesario.
• Mantener actualizados los tablones de anuncios diarios para los eventos del grupo.
• Mantener el sistema de archivo.
• Proporcionar cobertura telefónica para los gerentes de eventos/gerentes de ventas de catering según sea necesario.
• Conservar las notas de la reunión semanal del Departamento de Eventos.
• Distribuir el horario semanal
• Apoya y organiza las reuniones diarias del departamento.
• Cumplir con todos los plazos internos para la entrega de la documentación.
• Mantener la compostura profesional en situaciones de alto estrés para poder realizar cambios de última hora y desarrollar una comunicación escrita y oral sólida y concisa con otros departamentos.

Empleador que ofrece igualdad de oportunidades/Veteranos protegidos/Personas con discapacidades

Este empleador está obligado a informar a todos los solicitantes sobre sus derechos conforme a las leyes laborales federales. Para obtener más información, consulte el aviso «Conozca sus derechos» del Departamento de Trabajo.