Coordonnateur d'événements traiteur

Description

Le coordinateur d'événements soutient l'équipe des ventes de services de restauration et de congrès en effectuant des tâches administratives.

RELÈVE DE : Directeur de la restauration ou responsables d'événements

Exigences minimales : Ce poste requiert la maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Une expérience préalable avec LightSpeed et CI/TY est un atout. Une expérience en service à la clientèle est exigée. Une expérience d’au moins un an dans l’hôtellerie ou un diplôme en gestion hôtelière est souhaitable.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

• Suivre et coordonner les activités du département avec le directeur.
• Responsable du suivi et de la gestion des stocks de fournitures de bureau.
• Planification coordonnée des événements pour les membres, les groupes sociaux et les entreprises de 25 personnes et moins, en assurant la liaison entre les membres et le personnel.
• Participer aux réunions hebdomadaires du département et du BEO pour discuter des programmes à venir avec les chefs de département et les autres membres du personnel.
• Accompagner les clients à travers toutes les étapes de la planification d'événements, afin d'obtenir un programme complet et détaillé.
• Planifier des réunions internes pour les chefs de service sur demande.
• Effectuer les tâches demandées par les responsables d'événements (formulaires de commodités, dossiers de pré-événement, modifications des BEO à pied, etc.).
• Effectuer les tâches d'envoi de courrier telles que les lettres de remerciement, les lettres de commentaires, les réservations de renouvellement, les rappels, etc.
• Établir les rapports du département, y compris les journaux de modifications quotidiens et les ordres de travail, selon les besoins. Établir les pages de garde hebdomadaires des groupes et les rapports d'événements sur 11 jours.
• Générer des rapports CITY et agir en tant que spécialiste système pour le département EM.
• Relisez attentivement tous les travaux de dactylographie pour en vérifier l'orthographe et la grammaire avant de les diffuser.
• Effectuer toutes les tâches requises pour le directeur des services de restauration et de congrès.
• Tenir à jour quotidiennement les tableaux d'affichage des événements du groupe.
• Maintenir un système de classement efficace.
• Assurer la permanence téléphonique pour les responsables d'événements/responsables des ventes de services de traiteur selon les besoins
• Conserver les notes de la réunion hebdomadaire du département événementiel.
• Distribuer le planning hebdomadaire
• Soutient et organise les réunions debout du département.
• Respectez tous les délais internes pour la finalisation des documents administratifs.
• Conserver son sang-froid professionnel dans les situations de stress intense afin d'effectuer des changements de dernière minute, et développer une communication écrite et orale claire et concise avec les autres services.

Employeur garantissant l'égalité des chances / Vétérans protégés / Personnes handicapées

Cet employeur est tenu d'informer tous les candidats de leurs droits en vertu de la législation fédérale du travail. Pour plus d'informations, veuillez consulter la notice « Connaissez vos droits » du ministère du Travail.