Gerente de Servicios de Conferencias

Descripción

Descubra el encanto único y el carácter de La Posada de Santa Fe, A Tribute Portfolio Resort & Spa. Ubicado en seis acres a pasos de la histórica Plaza, nuestro hotel de estilo Southwestern es el único resort de servicio completo en el centro de Santa Fe. Los huéspedes del resort disfrutan de fácil acceso a lugares emblemáticos de Santa Fe como el Museo de Historia de Nuevo México y las galerías de arte de Canyon Road.

Resumen del Puesto:

El Gerente de Servicios de Conferencias es responsable de la planificación, coordinación y ejecución exitosa de reuniones de grupo asignadas, conferencias y programas especiales en La Posada de Santa Fe.

Este puesto sirve como el contacto principal del hotel para los clientes después de la finalización del proceso de ventas, guiando cada programa desde la transferencia hasta la salida y la facturación final. El Gerente de Servicios de Conferencias combina una fuerte organización y conocimiento operativo con el servicio personalizado e intuitivo esperado de una propiedad de estilo de vida.

El éxito en este rol requiere una estrecha colaboración con Ventas, Catering, Banquetes, Culinaria, Recepción, Reservaciones, Gestión de Ingresos, Housekeeping, Ingeniería y Finanzas. El candidato ideal es detallista, pulido, proactivo y hábil en la creación de eventos memorables que reflejen el carácter distintivo, el arte, la cultura y la hospitalidad de Santa Fe.

Responsabilidades Clave:

Planificación de Eventos y Gestión de Clientes

• Servir como el contacto principal para grupos asignados después de que el negocio sea contratado y transferido por el equipo de Ventas o Catering.
• Dirigir conversaciones de planificación detalladas para comprender los objetivos, prioridades, preferencias y requisitos del programa de cada cliente.
• Coordinar todos los aspectos de los eventos asignados, incluyendo bloques de habitaciones, espacio de reuniones, alimentos y bebidas, necesidades audiovisuales, transporte, amenidades, decoración, facturación y solicitudes especiales.
• Conducir reuniones de planificación, visitas al sitio, consultas de menú y reuniones previas a la convención según sea apropiado.
• Preparar y distribuir órdenes de eventos de banquete precisas, resúmenes de grupos, reportes de listas de habitaciones, diagramas, agendas y otros documentos operativos.
• Establecer y comunicar cronogramas claros para listas de habitaciones, selecciones de menú, garantías, depósitos y otros plazos del programa.
• Mantener comunicación regular y oportuna con los clientes durante todo el proceso de planificación.
• Proporcionar una transición sin problemas de la experiencia de ventas a la planificación de eventos y operaciones del hotel.

Ejecución de Eventos

• Asegurar que los detalles del evento se comuniquen claramente a todos los departamentos del hotel y socios operativos.
• Revisar programas asignados con líderes de departamento para confirmar personal, cronograma, configuración, estándares de servicio y arreglos especiales.
• Ser visible y accesible durante períodos clave del programa, incluyendo llegadas de grupos, funciones principales y eventos de alto perfil.
• Monitorear la ejecución del evento y responder rápidamente a cambios, preocupaciones u oportunidades para mejorar la experiencia del cliente e invitado.
• Anticipar las necesidades del cliente y desarrollar soluciones reflexivas mientras se protegen los estándares de servicio e intereses financieros del hotel.
• Conducir seguimiento posterior al evento y asistir con la resolución oportuna de preguntas de facturación o elementos pendientes.
• Capturar comentarios de clientes y compartir información relevante con el liderazgo del hotel y departamentos operativos.

Ingresos y Desempeño Financiero

• Identificar y asegurar oportunidades para aumentar ingresos de alimentos y bebidas, audiovisuales, habitaciones, amenidades y eventos relacionados.
• Apoyar el logro de objetivos de ingresos de banquetes, alquiler de salas de reuniones e ingresos complementarios.
• Confirmar que todos los cargos del evento, concesiones, compromisos contractuales y requisitos de pago se documenten con precisión.
• Asociarse con Finanzas y departamentos operativos para asegurar facturación completa y precisa.
• Monitorear cambios en eventos que puedan afectar ingresos, rentabilidad, utilización del espacio o entrega operativa.
• Gestionar artículos complementarios, mejoras, concesiones y arreglos especiales dentro de las directrices establecidas del hotel.
• Mantener información de eventos precisa y actualizaciones financieras dentro de los sistemas de ventas y gestión de eventos del hotel.

Comunicación Interna y Colaboración

• Dirigir o participar en reuniones de órdenes de eventos de banquete, reuniones de resumen, reuniones previas a la convención y revisiones operativas semanales.
• Comunicar cambios de programa de manera rápida y precisa a todos los departamentos afectados.
• Construir relaciones de trabajo efectivas en todo el hotel para apoyar una experiencia de huésped coordinada y elevada.
• Asociarse con Ventas y Catering para asegurar que los términos del contrato, expectativas del cliente y requisitos operativos se comprendan completamente.
• Trabajar estrechamente con Banquetes y Culinaria para desarrollar experiencias de eventos que sean apropiadas para el cliente, operacionalmente viables y financieramente sólidas.
• Apoyar a los equipos de Ventas y Catering con inspecciones de sitio, visitas de clientes y proyectos especiales según sea necesario.

Estilo de Vida y Experiencia del Huésped

• Incorporar el sentido de lugar de La Posada en la experiencia de planificación a través de recomendaciones reflexivas, asociaciones locales, elementos culinarios, arte, historia y experiencias auténticas de Santa Fe.
• Ayudar a los clientes a crear eventos que se sientan distintivos de la propiedad en lugar de estandarizados o formulaicos.
• Recomendar experiencias que muestren el resort y destino mientras se alinean con el propósito, audiencia y presupuesto del cliente.
• Proporcionar servicio cálido, pulido y personalizado que refleje la individualidad del hotel.
• Manejar programas sensibles, de alto perfil y VIP con profesionalismo y discreción.

Calificaciones

• Dos o más años de experiencia en servicios de conferencias, catering, planificación de eventos, se prefiere el puesto.
• Experiencia en hotel de lujo, estilo de vida, resort, boutique o de servicio completo fuertemente preferida.
• Experiencia coordinando reuniones de grupo, programas corporativos.
• Conocimiento práctico de operaciones de banquetes, planificación de alimentos y bebidas, bloques de habitaciones, facturación de eventos y configuración de salas de reuniones.
• Fuertes habilidades escritas, verbales y de presentación.
• Excelente organización, seguimiento y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples programas, prioridades y plazos en un entorno de ritmo rápido.
• Buen juicio y capacidad para resolver preocupaciones de manera tranquila y profesional.
• Capacidad para leer e interpretar contratos, órdenes de eventos de banquete, resúmenes de grupos, diagramas e informes financieros.
• Competencia con Microsoft Office y sistemas de ventas, catering o gestión de propiedades del hotel.
• El conocimiento de sistemas Marriott, CI/TY o plataformas comparables es preferido.
• La familiaridad con las ofertas culturales, culinarias, artísticas y experienciales de Santa Fe es una ventaja.

Atributos Profesionales

• Cálido, pulido y genuinamente orientado al servicio.
• Altamente organizado sin perder de vista la experiencia del huésped.
• Proactivo y cómodo asumiendo la propiedad de programas asignados.
• Creativo y ingenioso al desarrollar soluciones.
• Colaborativo entre departamentos y respetuoso de socios operativos.
• Consciente financieramente y atento a oportunidades de ingresos.
• Tranquilo y decisivo cuando los planes cambian.
• Curioso sobre Santa Fe y entusiasta de compartir el destino con clientes e invitados.
• Cómodo trabajando con una amplia gama de clientes, desde planificadores de reuniones ejecutivas hasta parejas que organizan celebraciones íntimas.

Estamos buscando nuestro próximo gran miembro del equipo para unirse a nuestro Equipo de Ventas como Gerente de Servicios de Conferencias. Nos comprometemos a proporcionarle:

• Salarios altamente competitivos
• Un plan de beneficios excepcional para asociados elegibles y miembros de su familia
• Programa de coincidencia 401K para asociados elegibles
• Descuentos con nuestras propiedades administradas por Crescent en América del Norte para usted y miembros de su familia y en propiedades Marriott en todo el mundo
• Comidas gratis
• Este puesto requiere flexibilidad según los niveles de negocio y cronogramas de eventos. La disponibilidad en noches, fines de semana y días festivos puede ser requerida para apoyar reuniones de clientes, llegadas de grupos, visitas al sitio y ejecución de eventos.

Nuestras diferencias son lo que nos hace grandes:

En Crescent Hotels & Resorts nos esforzamos por crear un gran lugar para trabajar donde los asociados en todos los niveles de nuestra organización sean respetados por sus diferencias, al igual que los huéspedes y propietarios a los que servimos. Por eso estamos dedicados a crear un ambiente que facilite conversaciones abiertas y honestas sobre raza, equidad, diversidad e inclusión. Al examinar nuestras propias creencias y comportamientos, podemos crear cambio a través de capacitación, reclutamiento y promoción de talento diverso para fortalecer nuestra cultura.

Empleador de Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

Este empleador está obligado a notificar a todos los solicitantes de sus derechos de conformidad con las leyes federales de empleo. Para obtener más información, consulte el aviso Conozca Sus Derechos del Departamento de Trabajo.