Gestionnaire des services de conférence

Description

Découvrez le charme unique et le caractère distinctif de La Posada de Santa Fe, A Tribute Portfolio Resort & Spa. Situé sur six acres à quelques pas de la Plaza historique, notre hôtel de style sud-ouest est le seul resort de service complet au centre-ville de Santa Fe. Les clients du resort bénéficient d'un accès facile aux sites touristiques de Santa Fe comme le Musée d'histoire du Nouveau-Mexique et les galeries d'art de Canyon Road.

Résumé du poste :

Le Gestionnaire des services de conférence est responsable de la planification, de la coordination et de l'exécution réussie des réunions de groupe assignées, des conférences et des programmes spéciaux à La Posada de Santa Fe.

Ce poste sert de contact principal de l'hôtel pour les clients après la conclusion du processus de vente, guidant chaque programme du transfert jusqu'au départ et à la facturation finale. Le Gestionnaire des services de conférence combine une forte organisation et une connaissance opérationnelle avec le service personnalisé et intuitif attendu d'une propriété de style de vie.

La réussite dans ce rôle nécessite une collaboration étroite avec les équipes Ventes, Restauration, Banquets, Cuisine, Réception, Réservations, Gestion des revenus, Ménage, Maintenance et Finance. Le candidat idéal est minutieux, soigné, proactif et compétent dans la création d'événements mémorables qui reflètent le caractère distinctif, l'art, la culture et l'hospitalité de Santa Fe.

Responsabilités clés :

Planification d'événements et gestion de la clientèle

• Servir de contact principal pour les groupes assignés après la conclusion de l'affaire et le transfert par l'équipe Ventes ou Restauration.
• Diriger des conversations de planification détaillées pour comprendre les objectifs, les priorités, les préférences et les exigences du programme de chaque client.
• Coordonner tous les aspects des événements assignés, y compris les blocs de chambres, l'espace de réunion, la restauration, les besoins audiovisuels, le transport, les services, la décoration, la facturation et les demandes spéciales.
• Conduire des réunions de planification, des visites des lieux, des consultations de menu et des réunions de pré-congrès selon les besoins.
• Préparer et distribuer des commandes d'événements de banquet précises, des résumés de groupe, des rapports de listes de chambres, des diagrammes, des agendas et d'autres documents opérationnels.
• Établir et communiquer des calendriers clairs pour les listes de chambres, les sélections de menu, les garanties, les dépôts et autres délais du programme.
• Maintenir une communication régulière et opportune avec les clients tout au long du processus de planification.
• Assurer une transition transparente de l'expérience de vente à la planification d'événements et aux opérations hôtelières.

Exécution d'événements

• S'assurer que les détails de l'événement sont clairement communiqués à tous les départements de l'hôtel et aux partenaires opérationnels.
• Examiner les programmes assignés avec les chefs de département pour confirmer l'effectif, le calendrier, la mise en place, les normes de service et les arrangements spéciaux.
• Être visible et accessible pendant les périodes clés du programme, y compris les arrivées de groupe, les grandes fonctions et les événements de haut profil.
• Surveiller l'exécution de l'événement et répondre rapidement aux changements, aux préoccupations ou aux opportunités d'améliorer l'expérience du client et des invités.
• Anticiper les besoins des clients et développer des solutions réfléchies tout en protégeant les normes de service et les intérêts financiers de l'hôtel.
• Effectuer un suivi post-événement et aider à la résolution opportune des questions de facturation ou des éléments en suspens.
• Recueillir les commentaires des clients et partager les informations pertinentes avec la direction de l'hôtel et les départements opérationnels.

Revenus et performance financière

• Identifier et sécuriser les opportunités d'augmenter les revenus de restauration, audiovisuels, chambres, services et événements.
• Soutenir la réalisation des objectifs de revenus de banquets, de location de salles de réunion et de revenus auxiliaires.
• Confirmer que tous les frais d'événement, les concessions, les engagements contractuels et les exigences de paiement sont correctement documentés.
• Collaborer avec Finance et les départements opérationnels pour assurer une facturation complète et précise.
• Surveiller les changements d'événements qui pourraient affecter les revenus, la rentabilité, l'utilisation de l'espace ou la prestation opérationnelle.
• Gérer les articles gratuits, les améliorations, les concessions et les arrangements spéciaux conformément aux directives établies de l'hôtel.
• Maintenir des informations d'événement précises et des mises à jour financières dans les systèmes de vente et de gestion d'événements de l'hôtel.

Communication interne et collaboration

• Diriger ou participer à des réunions de commande d'événement de banquet, des réunions de résumé, des réunions de pré-congrès et des examens opérationnels hebdomadaires.
• Communiquer les changements de programme rapidement et précisément à tous les départements concernés.
• Établir des relations de travail efficaces dans tout l'hôtel pour soutenir une expérience client coordonnée et élevée.
• Collaborer avec Ventes et Restauration pour assurer que les conditions du contrat, les attentes des clients et les exigences opérationnelles sont pleinement comprises.
• Travailler en étroite collaboration avec Banquets et Cuisine pour développer des expériences d'événements appropriées pour le client, réalisables opérationnellement et financièrement saines.
• Soutenir les équipes Ventes et Restauration avec les inspections des lieux, les visites de clients et les projets spéciaux selon les besoins.

Style de vie et expérience client

• Intégrer le sens du lieu de La Posada dans l'expérience de planification par des recommandations réfléchies, des partenariats locaux, des éléments culinaires, l'art, l'histoire et des expériences authentiques de Santa Fe.
• Aider les clients à créer des événements qui se sentent distinctifs de la propriété plutôt que standardisés ou formulaires.
• Recommander des expériences qui mettent en valeur le resort et la destination tout en s'alignant sur l'objectif, le public et le budget du client.
• Fournir un service chaleureux, soigné et personnalisé qui reflète l'individualité de l'hôtel.
• Gérer les programmes sensibles, de haut profil et VIP avec professionnalisme et discrétion.

Qualifications

• Deux ans ou plus d'expérience en services de conférence, restauration, planification d'événements, poste préféré.
• Expérience en hôtel de luxe, style de vie, resort, boutique ou de service complet fortement préférée.
• Expérience dans la coordination de réunions de groupe, de programmes d'entreprise.
• Connaissance pratique des opérations de banquet, de la planification de restauration, des blocs de chambres, de la facturation d'événements et de la mise en place de salles de réunion.
• Fortes compétences en rédaction, communication verbale et présentation.
• Excellente organisation, suivi et attention aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs programmes, priorités et délais dans un environnement rapide.
• Bon jugement et capacité à résoudre les préoccupations calmement et professionnellement.
• Capacité à lire et interpréter les contrats, les commandes d'événement de banquet, les résumés de groupe, les diagrammes et les rapports financiers.
• Maîtrise de Microsoft Office et des systèmes de vente hôtelière, de restauration ou de gestion de propriété.
• La connaissance des systèmes Marriott, CI/TY ou des plateformes comparables est préférée.
• La familiarité avec les offres culturelles, culinaires, artistiques et expérientielles de Santa Fe est un plus.

Attributs professionnels

• Chaleureux, soigné et véritablement orienté vers le service.
• Hautement organisé sans perdre de vue l'expérience client.
• Proactif et à l'aise pour prendre la responsabilité des programmes assignés.
• Créatif et ingénieux dans le développement de solutions.
• Collaboratif entre les départements et respectueux des partenaires opérationnels.
• Conscient des finances et attentif aux opportunités de revenus.
• Calme et décisif quand les plans changent.
• Curieux à propos de Santa Fe et enthousiaste à partager la destination avec les clients et les invités.
• À l'aise de travailler avec un large éventail de clients, des planificateurs de réunions exécutives aux couples organisant des célébrations intimes.

Nous recherchons notre prochain excellent membre d'équipe pour rejoindre notre équipe Ventes en tant que Gestionnaire des services de conférence. Nous nous engageons à vous fournir :

• Des salaires hautement compétitifs
• Un plan d'avantages sociaux exceptionnel pour les associés admissibles et les membres de votre famille
• Un programme de correspondance 401K pour les associés admissibles
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• Repas gratuits
• Ce poste nécessite de la flexibilité en fonction des niveaux d'activité et des calendriers d'événements. Une disponibilité en soirée, fin de semaine et jours fériés peut être requise pour soutenir les réunions de clients, les arrivées de groupe, les visites des lieux et l'exécution d'événements.

Nos différences nous rendent grands :

Chez Crescent Hotels & Resorts, nous nous efforçons de créer un excellent lieu de travail où les associés à tous les niveaux de notre organisation sont respectés pour leurs différences, tout comme les clients et propriétaires que nous servons. C'est pourquoi nous nous engageons à créer un environnement qui facilite les conversations ouvertes et honnêtes sur la race, l'équité, la diversité et l'inclusion. En examinant nos propres croyances et comportements, nous pouvons créer un changement par la formation, le recrutement et la promotion de talents diversifiés pour renforcer notre culture.

Employeur offrant l'égalité des chances/Vétérans protégés/Personnes handicapées

Cet employeur est tenu de notifier tous les candidats de leurs droits conformément aux lois fédérales sur l'emploi. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'avis Connaître vos droits du Département du travail.