Coordinateur(trice) de propriété commerciale

Description

RÉSUMÉ DE LA DESCRIPTION DE POSTE

Le Coordonnateur(trice) des Propriétés de Détail sert de liaison principale entre la gestion des propriétés, les locataires du commerce de détail et des restaurants au sein de Source Market Hall, l'équipe exécutive de l'hôtel et l'équipe de gestion des actifs de détail du groupe propriétaire. Ce poste est responsable de la coordination des communications quotidiennes avec les locataires, du soutien aux opérations de la propriété, de la facilitation de l'engagement des locataires, de la coordination des entrées et sorties des locataires, et de la garantie d'une communication opportune des changements opérationnels et des initiatives de propriété.

Le Coordonnateur(trice) des Propriétés de Détail travaille en étroite collaboration avec le Directeur général et l'Ingénieur en chef pour soutenir les fonctions administratives quotidiennes, coordonner les demandes de maintenance et opérationnelles, planifier les fournisseurs tiers, organiser les réunions des locataires et les initiatives à l'échelle de la propriété, et aider aux communications qui favorisent des opérations efficaces dans toute la propriété. Ce poste joue un rôle important dans le maintien de relations solides avec les locataires tout en soutenant le succès global, l'apparence et la réputation de Source Market Hall et de la propriété environnante.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

• Servir de point de contact principal pour les communications quotidiennes avec les locataires du commerce de détail et des restaurants.
• Développer et maintenir des relations de travail positives et professionnelles avec les locataires de Market Hall, l'équipe exécutive de l'hôtel, les représentants des propriétaires, les fournisseurs et les autres parties prenantes de la propriété.
• Gérer la communication régulière entre les locataires de Market Hall, l'équipe exécutive de l'hôtel et les propriétaires, en veillant à ce que les informations pertinentes soient communiquées en temps opportun et avec précision.
• Coordonner et distribuer les communications des locataires, les mises à jour de propriété, les avis, les informations sur les événements, les annonces opérationnelles et autres informations importantes.
• Communiquer les changements aux heures d'exploitation des locataires, les fermetures, les événements spéciaux, les livraisons, la construction, la maintenance et autres activités opérationnelles aux contacts appropriés de l'hôtel et des propriétaires.
• Suivre, acheminer et surveiller les demandes des locataires, en veillant à un suivi et une résolution opportuns par les départements appropriés.
• Assister le Directeur général et l'Ingénieur en chef dans la planification des réunions, inspections, visites de fournisseurs, rendez-vous avec les locataires et autres activités liées à la propriété.
• Collaborer avec l'équipe de gestion des actifs de détail des propriétaires pour aider à la coordination des visites de location, des communications avec les locataires et autres activités connexes.
• Planifier et coordonner les fournisseurs tiers pour les installations, la maintenance, les réparations, les inspections et autres projets de propriété.
• Coordonner l'accès des fournisseurs aux espaces des locataires et communs et communiquer les horaires et les exigences aux locataires et à la direction de la propriété concernés.
• Soutenir la coordination entre le fournisseur de stationnement (LAZ), l'équipe de gestion des propriétés et les locataires.
• Travailler en étroite collaboration avec l'Ingénieur en chef pour communiquer les besoins de maintenance, coordonner l'activité des fournisseurs et surveiller l'achèvement des projets et des demandes de service.
• Coordonner et organiser les livraisons et les colis pour les locataires de Market Hall, y compris la communication concernant les livraisons importantes ou planifiées et les exigences d'accès.
• Assister à la coordination des entrées et sorties des locataires, y compris la planification, l'accès, les livraisons, les exigences du bâtiment, les inspections et la communication avec les départements et les parties prenantes concernés.
• Assister à l'intégration des nouveaux locataires en coordonnant les présentations, les informations opérationnelles, les ressources de propriété, l'accès et la documentation requise.
• Planifier et coordonner les réunions mensuelles des locataires de Market Hall.
• Préparer les ordres du jour des réunions, les matériels de présentation, les registres de présence, les procès-verbaux des réunions et les communications de suivi.
• Maintenir des dossiers organisés des contacts des locataires, de la correspondance, des certificats d'assurance, de la documentation des fournisseurs, des matériels de réunion et autres fichiers liés à la propriété.
• Soutenir la planification et l'exécution des événements de propriété, y compris les événements d'appréciation des locataires, les activations saisonnières, les programmes communautaires et les initiatives promotionnelles.
• Coordonner la logistique des événements de propriété, y compris la communication avec les fournisseurs, la planification, les exigences de configuration et le soutien le jour de l'événement.
• Collaborer avec le marketing, les opérations, l'ingénierie, la sécurité, les départements de l'hôtel, les propriétaires et les locataires pour assurer la mise en œuvre réussie des événements et des programmes.
• Effectuer des inspections régulières de la propriété pour identifier les préoccupations des locataires, les problèmes opérationnels, les besoins en signalisation, les préoccupations de propreté ou les opportunités de maintenance.
• Soutenir l'administration des systèmes de bons de travail, des demandes de service des locataires, des horaires des fournisseurs et des rapports de suivi opérationnel.
• Assister le Directeur général et l'Ingénieur en chef dans les tâches administratives, y compris, mais sans s'y limiter, la planification des réunions, la gestion des calendriers, la préparation de la correspondance, le traitement des factures, l'organisation de la documentation, la préparation des rapports et le suivi des projets.
• Assister au traitement des factures, au codage, au suivi et au suivi des dépenses liées à la propriété et des fournisseurs tiers.
• Préparer et coordonner la signalisation de propriété, les avis, les communications et autres matériels selon les directives du Directeur général ou de l'Ingénieur en chef.
• Préparer les rapports, les résumés, les procès-verbaux des réunions, la correspondance et les présentations au nom du Directeur général et de l'Ingénieur en chef.
• Maintenir les calendriers et la planification des réunions régulières des locataires, des inspections, des visites de fournisseurs, des projets de maintenance et des événements de propriété.
• Soutenir les efforts de communication d'urgence et la coordination de la réponse opérationnelle selon les directives de la direction de la propriété.
• Promouvoir une approche professionnelle et orientée vers le service lors des interactions avec les locataires, les clients, les fournisseurs, les représentants des propriétaires et les autres parties prenantes.
• Assister aux projets spéciaux, aux initiatives opérationnelles, aux améliorations de propriété et aux responsabilités administratives selon les besoins.
• Maintenir la conformité avec les politiques de Crescent Hotels & Resorts et tous les règlements fédéraux, étatiques et locaux applicables.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle et en établissement de relations.
• Fortes capacités de communication écrite et verbale.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion de projet.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et délais simultanément.
• Forte attention aux détails et suivi.
• Capacité à gérer une communication fréquente entre plusieurs parties prenantes et à veiller à ce que les informations soient partagées de manière appropriée.
• Capacité à travailler de manière indépendante tout en collaborant efficacement avec plusieurs départements et partenaires externes.
• Style de communication professionnel et confiant lors des interactions avec les propriétaires d'entreprises, les locataires, les fournisseurs, les représentants des propriétaires et la direction de la propriété.
• Fortes compétences administratives et de gestion des calendriers.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, y compris Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
• Expérience avec les systèmes de gestion des propriétés, de bons de travail, de traitement des factures ou de suivi des projets préférée.
• Capacité à préparer une correspondance professionnelle, des rapports, des matériels de réunion, une signalisation et des présentations.
• Fortes compétences en planification et coordination d'événements préférées.
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis; diplôme d'associé ou de baccalauréat en administration des affaires, hôtellerie, gestion des propriétés, communications ou domaine connexe préféré.
• Minimum de deux ans d'expérience en administration, gestion des propriétés, hôtellerie, opérations de détail, relations avec les locataires ou domaine connexe préféré.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET EXIGENCES PHYSIQUES

• Travailler régulièrement dans un environnement de bureau, de détail, d'hôtellerie et de propriété à usage mixte.
• Marcher fréquemment dans toute la propriété pour rencontrer les locataires, les fournisseurs, les membres de l'équipe de l'hôtel et inspecter les conditions opérationnelles.
• Capacité à s'asseoir, se tenir debout, se déplacer dans la propriété et utiliser l'équipement de bureau standard pendant des périodes prolongées.
• Occasionnellement soulever et transporter des matériaux pesant jusqu'à 25 livres.
• Capacité à travailler occasionnellement en soirée, les fins de semaine et les événements spéciaux selon les besoins de l'entreprise.
• Capacité à répondre efficacement aux changements de priorités et aux besoins opérationnels dans un environnement rapide.

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

• Établit des relations solides et de confiance avec les locataires de Market Hall, la direction de l'hôtel, les propriétaires, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
• Maintient une communication proactive, opportune et professionnelle dans tout l'hôtel et Market Hall.
• Garde les opérations des locataires, les projets de propriété, les fournisseurs et les responsabilités administratives organisés et en mouvement.
• Coordonne avec succès les réunions mensuelles des locataires, les entrées et sorties des locataires, les livraisons, l'activité des fournisseurs et les initiatives de propriété.
• Fournit un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur général et à l'Ingénieur en chef.
• Anticipe les besoins opérationnels et veille à ce que les parties appropriées soient informées des changements ou des problèmes potentiels.
• Crée un environnement d'exploitation organisé, réactif et axé sur les locataires.
• Démontre le professionnalisme, la discrétion, la responsabilité et le jugement sain dans toutes les interactions.

Ce poste sert de coordinateur central pour la communication des locataires de Market Hall, les opérations de propriété et le soutien administratif, aidant à assurer une communication claire et une coordination efficace entre les locataires, l'équipe de l'hôtel, les propriétaires, les fournisseurs et la direction de la propriété.

Chez Crescent Hotels & Resorts, nous nous efforçons de créer un excellent lieu de travail où les associés à tous les niveaux de notre organisation sont respectés pour leurs différences, tout comme les clients et les propriétaires que nous servons. C'est pourquoi nous nous engageons à créer un environnement qui facilite les conversations ouvertes et honnêtes sur la race, l'équité, la diversité et l'inclusion. En examinant nos propres croyances et comportements, nous pouvons créer un changement par la formation, le recrutement et la promotion de talents diversifiés pour renforcer notre culture.

Employeur offrant l'égalité des chances/Vétérans protégés/Personnes handicapées

Cet employeur est tenu de notifier tous les candidats de leurs droits en vertu des lois fédérales sur l'emploi. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'avis Connaître vos droits du Département du travail.