Asistente Ejecutivo - Hotel

Descripción

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO:

1. Gestionar el calendario complejo del Gerente General, citas, reuniones y arreglos de viaje.
2. Coordinar y preparar agendas, presentaciones, informes, correspondencia y materiales de reuniones.
3. Servir como punto de contacto principal para las comunicaciones internas y externas dirigidas al Gerente General.
4. Filtrar y priorizar llamadas, correos electrónicos y solicitudes con profesionalismo y discreción.
5. Tomar actas de reuniones y hacer seguimiento de los elementos de acción para garantizar su finalización oportuna.
6. Coordinar reuniones ejecutivas, eventos de liderazgo y funciones del hotel.
7. Mantener archivos confidenciales, registros e información comercial sensible.
8. Asistir en la preparación de informes mensuales, revisiones comerciales, presupuestos y presentaciones operacionales.
9. Anticipar las necesidades del Gerente General y resolver proactivamente desafíos administrativos.
10. Asistir en la planificación de visitas ejecutivas, reuniones de propietarios, auditorías de marca y eventos especiales.
11. Preparar informes, presentaciones y actualizaciones de proyectos para la dirección.
12. Proporcionar apoyo administrativo para funciones rutinarias de Recursos Humanos y operaciones diarias de oficina.
13. Asistir con logística de incorporación, materiales de orientación de nuevos empleados y documentación de empleados.
14. Ayudar a coordinar programas de reconocimiento de asociados, actividades de compromiso y eventos de empleados.
15. Mantener archivos de personal organizados y registros de Recursos Humanos mientras se garantiza la confidencialidad.
16. Asistir con la programación de entrevistas, sesiones de capacitación y reuniones.
17. Realizar cualquier otra tarea relacionada con el trabajo según sea asignado.

HABILIDADES Y CAPACIDADES REQUERIDAS:

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés.
• Automotivado, altamente organizado y capaz de gestionar múltiples prioridades con supervisión mínima.
• Apariencia profesional, comportamiento y buen juicio en todo momento.
• Fuerte dominio de Microsoft Office Suite y otras herramientas de productividad de oficina.
• Un nivel de conocimiento de IA (por ejemplo, cómo Chat GPT puede beneficiar la elaboración de actas, informes, etc.)
• Capacidad de mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.
• Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de comunicarse efectivamente con ejecutivos, asociados, clientes e invitados usando tacto y diplomacia. Capacidad de coordinar calendarios, reuniones, viajes y otras funciones administrativas en un entorno de ritmo rápido.
• Se requiere experiencia previa en hoteles.

Empleador de Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

Este empleador está obligado a notificar a todos los solicitantes de sus derechos de conformidad con las leyes federales de empleo. Para obtener más información, consulte el aviso Conozca Sus Derechos del Departamento de Trabajo.