Responsable de réunions express

Description

Qui nous sommes

Fondée en 1926, la Colonial Williamsburg Foundation est une institution éducative, historique et culturelle privée à but non lucratif qui possède et exploite l'un des complexes muséaux les plus importants et les plus connus au monde. Notre mission est « que l'avenir puisse apprendre du passé », en préservant et en restaurant Williamsburg au XVIIIe siècle, capitale coloniale de la Virginie. Nous mobilisons, informons et inspirons les gens à découvrir cette capitale historique, les événements qui s'y sont déroulés et les divers peuples qui ont contribué à façonner une nouvelle nation.

Aujourd'hui, Colonial Williamsburg est le plus grand musée d'histoire vivante des États-Unis. La zone historique est une capitale coloniale restaurée de 301 acres, comptant 89 bâtiments d'origine et 525 bâtiments reconstruits tels qu'ils apparaissaient au XVIIIe siècle, grâce à de vastes recherches archéologiques, architecturales et documentaires. La zone historique est dotée d'un personnel composé d'interprètes hautement qualifiés, vêtus de costumes d'époque, et d'artisans experts qui font revivre le XVIIIe siècle. La Fondation possède et exploite également deux musées de renommée mondiale, le DeWitt Wallace Decorative Arts Museum et l'Abby Aldrich Rockefeller Folk Art Museum, le Bob and Marion Wilson Teacher Institute, ainsi qu'une bibliothèque de recherche réputée, la John D Rockefeller Jr Library.

De plus, Colonial Williamsburg accueille cinq hébergements de classe mondiale : le Williamsburg Inn, le Williamsburg Lodge Autograph Collection, le Griffin Hotel, les Williamsburg Woodlands Hotels and Suites, ainsi que les uniques Colonial Houses situées dans la zone historique. Les visiteurs peuvent également profiter de repas et de boissons dans nos nombreux restaurants et tavernes sur place, qui allient une expérience gastronomique d'inspiration historique aux goûts contemporains. Chaque année, plus de cinq millions de personnes visitent Williamsburg, et vingt millions d'autres interagissent avec nous en ligne.

Principales responsabilités :

Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter :

1. Aider à élaborer des stratégies de vente et de marketing pour les groupes de courte durée de 30 chambres ou moins, pendant les périodes de pointe et/ou pour d'autres marchés attribués par le directeur des ventes, qui peuvent être réservés plus de 90 jours à l'avance.
2. Élaborer et mettre continuellement à jour une liste des meilleurs clients et des meilleurs prospects/comptes cibles (feuille de route du territoire). Être prêt à fournir des mises à jour au directeur des ventes et à la haute direction à tout moment.
3. Connaissance de divers segments de marché, notamment les entreprises, les associations, les voyages de motivation, le segment SMERF, le secteur gouvernemental et d'autres marchés sectoriels, ou une combinaison de ceux-ci.
4. Préparer des visites de site très réussies en mettant en œuvre la procédure opérationnelle normalisée des visites de site, notamment en recueillant des informations sur le client et en organisant chaque détail de sa visite.
5. Assurer toutes les étapes de la planification de conférences pour les groupes réservés, notamment la gestion des blocs de chambres, la préparation et la distribution des BEO, la participation aux réunions BEO et Resume, le contact sur place pour le planificateur de réunions du groupe, et la liaison avec tous les services internes afin de garantir la réussite du programme du groupe.
6. Maintenir une communication régulière et professionnelle avec les planificateurs de réunions et les décideurs de votre territoire ou marché, par téléphone, par courriel et en personne.
7. Élaborer des plans d'action commerciaux pour rester en contact avec les principaux clients.
8. Établir des relations client positives et durables.
9. Obtenir de nouvelles affaires et des affaires récurrentes.
10. Tenir des dossiers exacts et lisibles, conformément aux politiques et procédures établies.
11. Préparer et exécuter des propositions commerciales et des contrats créatifs qui garantissent l'atteinte des objectifs financiers et de rentabilité de l'hôtel, tout en maintenant les normes d'utilisation des espaces et des modèles afin de minimiser les risques pour l'hôtel. Respecter tous les processus et lignes directrices contractuels.
12. Négocier les espaces, les dates et les tarifs afin d'atteindre les objectifs de réservation de nuitées (en mettant l'accent sur l'obtention d'affaires pendant les périodes d'épaulement et de basse saison ainsi que pendant les autres périodes de besoin, avec une insistance sur la promotion des schémas dimanche-jeudi), tout en maximisant la rentabilité dans tous les secteurs de l'exploitation.
13. Commercialiser et vendre l'ensemble de la propriété du centre de villégiature et de la Fondation ainsi que ses installations et commodités, notamment les chambres, les banquets, les restaurants (y compris les tavernes de la zone historique), le golf, le spa, les activités de consolidation d'équipe, le tennis, les billets d'entrée, les divertissements, les produits, la zone historique et les musées.
14. Fournir des informations sur la Colonial Williamsburg Foundation, notamment des renseignements de base sur les possibilités de dons.
15. Maximiser toute possibilité de vente croisée avec la Fondation
16. Atteindre les objectifs de vente mensuels définis par le directeur des ventes.
17. Comprendre la rentabilité de l'entreprise en acquérant une connaissance pratique des facteurs de coûts (tarifs des chambres, nourriture et boissons, frais d'installation, exploitation des musées) et des opérations de services de conférence.
18. Superviser le coordonnateur des ventes afin d'assurer un traitement efficace et efficient de la paperasse et de toutes les fonctions de soutien, pour vous permettre de concentrer vos efforts sur les ventes et la planification.
19. Travailler selon une approche d'équipe; être disposé à couvrir les collègues au besoin tout en atteignant ses propres objectifs de rendement.
20. Poursuivre son développement professionnel grâce aux formations offertes par les groupes commerciaux sectoriels, à la lecture, à l'utilisation d'outils de formation en ligne et aux formations internes liées au secteur, selon ce qui est attribué par le directeur des ventes.
21. Connaissance de la mission de la CWF et des offres non hôtelières destinées aux clients. Être en mesure d'expliquer comment les revenus du centre de villégiature soutiennent la Fondation CW.
22. Mener tout projet spécial et toutes les autres tâches assignées par le directeur des ventes, conformes aux politiques et procédures du service des ventes hôtelières et de Colonial Williamsburg Resorts.

Il s'agit d'un poste non assujetti aux heures supplémentaires, admissible aux heures supplémentaires conformément à la Fair Labor Standards Act (FLSA). Ce poste peut comporter des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe, etc., selon les directives et l'approbation du superviseur.

La présente description de poste décrit les responsabilités générales du poste et n'est pas destinée à être une liste exhaustive. Les tâches et responsabilités peuvent évoluer au fil du temps en fonction des besoins opérationnels.

Qualifications requises

Exigé : La capacité à exercer les fonctions essentielles du poste s'acquiert généralement grâce à un diplôme en administration des affaires, en gestion hôtelière, ou à 1 à 2 ans d'expérience en vente hôtelière ou dans un autre domaine directement lié (par ex. : réception, restauration, services de conférence, concierge, etc.).

Vous devez posséder un permis de conduire valide de l'État de Virginie et avoir un dossier de conduite acceptable selon les critères de The Colonial Williamsburg Foundation.

• Vous devez être en mesure de fournir un relevé de conduite de 5 ans avant l'embauche
• Vous devez être âgé d'au moins 21 ans
• Vous ne devez pas avoir plus de 1 infraction au code de la route ou accident dont vous êtes responsable au cours des 12 derniers mois
• Vous ne devez pas avoir plus de 2 infractions au code de la route ou accidents dont vous êtes responsable au cours des 36 derniers mois

Vous ne devez avoir aucune infraction grave au code de la route, y compris, sans s'y limiter, les excès de vitesse importants, la conduite dangereuse, la conduite en état d'ébriété (DUI/DWI), un permis suspendu ou révoqué, etc.

Qualifications souhaitées

• Une expérience antérieure dans un hôtel de trois ou quatre étoiles constitue un atout

Avis de rémunération : La rémunération indiquée ci-dessous pour ce poste représente la fourchette d'embauche prévue et est fournie conformément aux exigences de transparence salariale de la Virginie. La rémunération réelle sera déterminée en fonction de facteurs tels que les compétences, les qualifications, l'expérience, la formation, les certifications du candidat retenu, l'équité interne et les exigences spécifiques du rôle.

Fourchette : 22,00 $ à 28,00 $ de l'heure

Employeur offrant l'égalité des chances

Cet employeur est tenu d'informer tous les candidats de leurs droits en vertu des lois fédérales sur l'emploi. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'avis Know Your Rights du ministère du Travail.